Rekisteriseloste (jäsenrekisteri)

Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Joensuun seudun vesipelastuskoirat ry

Yhteystiedot:

puheenjohtaja (at) jovekoirat.net

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Joensuun seudun vesipelastuskoirat ry / Jäsensihteeri
jasensihteeri (at) jovekoirat.net

2. Rekisteröidyt

Henkilötietoja käsitellään jäsenasioiden hoitoon ja yhdistyksen toimintaan liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Jäsenellä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin tai niiden julkaiseminen yhdistyksen nettisivuilla ilmoittamalla siitä Joensuun Seudun Vesipelastuskoirat JoVe ry:lle.

Joensuun Seudun Vesipelastuskoirat JoVe ry:n jäsenrekisteri

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Microsoft Excel -tietueena talletettavat tietokentät:

Etu- ja sukunimi
Syntymäaika
Osoite
Puhelin/matkapuhelinnumero
Sähköpostiosoite
Perhejäsenen nimi
Liittymisaika
Jäsennumero
Jäsenlaji
Jäsenen tietoja saa/ei saa käyttää suoramarkkinointiin
Jäsenen tietoja saa/ ei saa julkaista yhdistyksen nettisivuilla
Jäsenen ilmoittamat harjoitus- ja kilpailutoimintaan liittyvät

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseenyhteystiedot

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterinpitäjän oma toiminta, Henkilöiden itsensä antamat tiedot.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa jäsenrekisterin tietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.
Voimme luovuttaa tietoja kokeisiin ilmoittautumisista tapahtuman järjestäjille.
Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
Mikäli fuusioimme tai muutoin järjestelemme toimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa uuden organisaation sisällä.

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

Google
Sports Connected Oy (nimenhuuto.com)

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin jäsenyys on voimassa. Tiedot poistetaan jäsenrekisteristä kahden vuoden kuluttua jäsenyyden päättymisestä, ellei henkilön luottamustoimen tai muun vastaavan syyn vuoksi ole perusteita pidempiaikaiselle säilyttämiselle.

Erillisten kyselylomakkeiden kautta kerätyt tiedot poistetaan heti kun tietojen säilyttämisen peruste on poistunut. Tyypillisesti kyselylomakkeiden tietoja käytetään kyselyn ajankohtaa seuraavan vuoden toiminnan järjestämiseen. Tiedot poistetaan harrastuskauden päätyttyä, noin vuoden kuluttua kyselyn ajankohdasta. Kyselytiedoista johdettuja tilastotietoja voidaan säilyttää pidempään, edellyttäen että tiedon kohde ei ole niistä enää tunnistettavissa.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät (toimihenkilöt, hallituksen jäsenet ja muut nimetyt henkilöt) käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Jäsenrekisteriä käsittelevät Joensuun seudun vesipelastuskoirat ry:n jäsensihteeri, sihteeri, puheenjohtaja ja rahastonhoitaja. Koulutuksen, kokeiden ja muiden tapahtumien yhteydessä tietoja käsittelevät myös tapahtumien järjestäjät, koetoimitsijat ja tuomarit. Myös muut yhdistyksen nimetyt toimihenkilöt sekä halituksen jäsenet voivat perustellusta syystä käsitellä henkilötietoja.

Osaa henkilötiedoista (nimi ja sähköpostitiedot) säilytetään sekä käsitellään Googlen ylläpitämässä sähköpostijärjestelmässä.

Yhdistyksen päivittäisessä toiminnassa käytetyssä Nimenhuuto.com -verkkopalvelussa on luettelo jäsenten nimistä ja sähköpostiosoitteista. Palveluun on voitu tallentaa myös henkilöiden puhellinnumerot heidän itsensä toimesta. Nimenhuuto.com -palvelun toimittaja on Sports Connected Oy.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Yhdistyksen jäsenistölle tarkoitettujen erillisten kyselylomakkeiden palveluntarjoaja saattaa käsitellä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella, jolloin asiasta on erillinen huomautus kyseisellä lomakkeella.

EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvalloissa sijaitsevien palveluntuottajien osalta varmistamme, että he ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan (https://www.privacyshield.gov/list), jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto  säilytetään Joensuun Seudun Vesipelastuskoirat ry:n arkistossa ja tuhotaan kohdassa 8 kuvatun mukaisesti sen jälkeen kun tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään nimettyjen henkilöiden hallussa olevilla tietokoneilla. Jäsenrekisteri on jäsensihteerin hallussa. Varmuuskopiota jäsenrekisteristä säilyttää puheenjohtaja. Jäsenrekisteriä säilyttävät henkilöt ovat saaneet riittävän koulutuksen tietojen turvallisesta käsittelystä.